Doczilla

Ассистент CEO

Описание вакансии:

Я ожидаю от тебя поддержки по этим направлениям, в частности:

  1. Помощи в управлении командой и заботу о ней, включая:
  • контроль исполнение командами внутренних процессов компании (OKR, KPI, product alignment framework, прочее)
  • организация внутренних мероприятий (собраний, тренингов, корпоративов, вечеринок)
  • помощь команде в ситуации, когда ребята не знают, к кому обратиться в компании (потому что пока нет владельца такого процесса в компании), и идут с запросом к CEO
  • наставничество над офис-менеджерами в офисах в Москве и Волгограде для обеспечения высокого качества опыта команды при работе в офисе
  • поиск и работа с исполнителями по различным задачам (разработка, дизайн, печать, съемка, перевод или транскрибация текста, мелкие поручения и т.п.)
  • работа с курьерскими службами и доставками
  • управление наличными денежными средствами (такое редко бывает) и учет расходов

2. Решение различных внезапно возникших задач

  • взаимодействие от моего имени или от имени компании с партнерами, клиентами, инвесторами по различным организационным вопросам (логистика, документооборот, подарки, оплаты, прочее)
  • управление инфраструктурой компании (офис, компьютеры, принтеры, кухня, парковочные места, канцелярия, разные плюшки для сотрудников, корпоративный мерч, прочее)
  • подача заявок для участия компании в различных мероприятиях и выстраивание отношений с их организаторами, когда необходимо
  • управление разовыми проектами по включению в очередной реестр или получения очередной льготы, бонуса, поддержки от государства, фондов, корпораций
  • подготовка презентаций и приведение их к корпоративным стандартам и других материалов для развития бизнеса
  • подготовка меня и, возможно, других членов команд к выступлениям и решение связанных с этим организационных вопросов;
  • выполнение любых других задач, которые я, как CEO, могу тебе делегировать с учетом твоего опыта и навыков

Кроме того, мне очень важно, чтобы ты мне помогал(а) по моим личным вопросам:

  • персональные поездки и путешествия
  • домашние бытовые вопросы (что-то поломалось - необходимо организовать ремонт)
  • взаимодействие с государством и компаниями
  • личные поручения (нанять, найти, купить, оплатить, договориться, вернуть, записать, отдать в ремонт, отменить и т.п.)
  • организация встреч и напоминание участникам о запланированных событиях
  • решение прочих внезапных задач и сложностей

Требования:

  • проактивность - ты с легкостью берешь на себя ответственность за выполнение отдельных задач и доводишь их до конца по модели JTBD, не ждешь, когда тебя попросят что-то сделать, постоянно анализируешь ситуацию и находишь точки для приложения своих усилий;
  • свободный английский, потому что мы выходим на иностранные рынки, там ожидается много работы и мне нужна твоя помощь;
  • опыт работы на подобной позиции будет преимуществом;
  • может также сработать опыт legal secretary в международной или российской юридической фирме, или опыт работы в стартапе, в инвестиционном фонде, в family office, в технологической компании;
  • ты умеешь выполнять и любишь рутинные задачи, поддерживаешь порядок в большом количестве процессов;
  • ты аккуратен/аккуратна с документами и договорами, понимаешь и знаешь, как они работают;
  • ты ищешь способы сделать задачу быстрее, хитрее, умнее, сэкономить мне и команде время, внимание и деньги;
  • ты не хочешь тратить время на процессы, которые можно оптимизировать и автоматизировать, поэтому думаешь над регулярными задачами в терминах решений, которые будут экономить твой ресурс;
  • ты хорошо справляешься с пиковыми нагрузками, когда придется контролировать и короткими спринтами решать большое количество задач;
  • ты умеешь держать большое количество контекстов, приоритизировать главное и не ничего не забывать/терять = у тебя будет небольшой % ошибок и потерь задач в неделю;
  • у тебя хороший уровень критического мышления, а это значит, что ты умеешь просчитывать возможные последствия от каждого своего решения на два шага вперёд. Например, при выборе площадки для проведения бизнес-завтрака, ты учтешь насколько далеко идти от метро до площадки, есть ли парковка для авто гостей, насколько комфортно внутри, есть ли приточная вентиляция, есть ли шумы от соседних помещений, есть ли интернет для гостей и т.д.

Условия:

  • полная занятость,
  • гибридный график (3-4 дня в неделю в офисе, 1-2 дня в неделю из дома, если для тебя это важно)
  • белая зарплата — от 80 000 рублей.
  • компенсируем расходы на метро, сотовую связь, курьеров, такси (когда на метро неудобно)
  • компенсируем 50% от обучения, которое ты посчитаешь нужным пройти для своего проф и личного роста
  • покупаем любую литературу по твоим запросам, которые после твоего прочтения остается в библиотеке Doczilla
  • через год ты можешь захотеть больше ответственности, тогда тебе нужно будет нанять замену на твою позицию и перейти на новое место работы в нашей компании.